Im Kontext der Finanzmarktgesetzgebung hat die Geldwäschereibekämpfung in der Vergangenheit angesichts der starken Präsenz neuerer Regularien eher ein Schattendasein geführt. Dies hat sich nun jedoch grundlegend verändert. Medienwirksame Skandale, Enforcementverfahren gegen Schweizer Banken sowie die durch die FINMA gesetzten Schwerpunkte in der Verhaltensaufsicht und der präventiven Geldwäschereiaufsicht haben den Gegenstand des GwG aus dem Dornröschenschlaf geweckt. Auch das Parlament musste sich unlängst mit dem Thema auseinandersetzen und hat die Revision des Geldwäschereigesetzes (GwG) im März 2021 verabschiedet.
Die organisatorischen Massnahmen
Im Rahmen der Geldwäschereibekämpfung liegt der Fokus der Compliance-Verantwortlichen primär auf der Verhinderung von materiellen und formellen Verstössen im Bereich der Sorgfaltspflichten unter dem GwG. Dabei stehen hauptsächlich die Identifizierung der Vertragspartei, die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, die besonderen Abklärungspflichten im Hinblick auf die Geschäftsbeziehungen und Transaktionen sowie das Meldewesen im Zentrum. Diese Sorgfaltspflichten werden dabei oftmals unter einem materiellen Gesichtspunkt bewertet, da dort die Hauptrisiken vermutet werden.
Eine weitere Sorgfaltspflicht betrifft denn auch die organisatorischen Massnahmen, welche eine Bank treffen muss, um Geldwäscherei wirksam zu verhindern. Während die Prozesse rund um die Fronteinheiten und die Second-Line-Funktion oftmals gut dokumentiert sind, kommt eine weitere Komponente hinzu, welcher häufig vergleichsweise wenig Beachtung zuteilwird: Die Prozesse im Backoffice rund um die Verwaltung und Pflege der Kundendaten in den Kernbankensystemen.
Verteidigungsline 1.5: Backoffice
Im Backoffice - gewissermassen dem Maschinenraum der Bank - arbeiten die Leute, welche sich in den technisch anspruchsvollen Kernbankensystemen bewegen. Die Mitarbeitenden erfassen Informationen, mutieren neue und bestehende Kundenbeziehungen und erteilen in der Regel die technische Freigabe der Geschäftsbeziehung. Durch ihre Kontrolltätigkeit sind sie der verlängerte Arm der Second-Line-Funktion und agieren de facto als «Verteidigungsline 1.5». Es findet oftmals eine Kontrolle hinsichtlich Vollständigkeit, Korrektheit und Plausibilität der vorhandenen Kundenunterlagen statt, insbesondere im Bereich der Identifizierung der Vertragspartei und der wirtschaftlichen Berechtigung sowie der Informationen im Zusammenhang mit den internationalen Steuerregularien AIA, FATCA und QI. Trotz dieser verantwortungsvollen Aufgabe agieren die Mitarbeitenden im Backoffice meist unter hohem Zeitdruck und erhalten nur ein Minimum an Ausbildung in den relevanten regulatorischen Themen, inklusive der Geldwäschereibekämpfung. Gleichzeitig dient das Backoffice als zentrale Anlaufstelle bei Fragen der Fronteinheiten, wenn es um die Erfassung oder Schlüsselung von Informationen geht, die einen direkten Einfluss auf die Einhaltung von regulatorischen Vorgaben haben.
Fehler in der Erfassung können dazu führen, dass Konten mit mangelhaften Unterlagen eröffnet werden, relevante Rollen nicht korrekt abgebildet oder Daten für die Bereinigung und Auswertung nicht in der geeigneten Form verfügbar sind. Dies führt zu Risiken im Geldwäschereiabwehrdispositiv der Bank, da die Daten aus dem Kernbankensystem unter anderem die Grundlage für die Risikokategorisierung, die Transaktionsüberwachung und das Screening gegen Sanktionslisten bilden.
Wie nahe sind Sie an Ihrem Backoffice?
Aufgrund der Funktion als «Verteidigungslinie 1.5» ist es unabdingbar, dass die Second Line die Prozesse im Backoffice klar definiert, deren Implementation und Umsetzung regelmässig überwacht und die Risiken im internen Kontrollsystem angemessen erfasst. Dabei ist Rücksicht zu nehmen auf die stark operative Ausrichtung der Tätigkeit des Backoffice, welche eine zielgerichtete Ausbildung erfordert. Ebenfalls ist ein kontinuierlicher Austausch zwischen der Second Line und dem Backoffice zwingend, um operative Probleme rasch zu erfassen. Auch im Bereich von neuen Produkten oder geplanten Projekten ist dieser Schnittstelle eine hohe Bedeutung beizumessen. Ansonsten droht, dass grundlegende Informationen und Prozesse zur Geldwäschereibekämpfung nicht systematisch und vollständig im Rahmen der Second Line erfasst und dokumentiert sind.